Expediente de Comercio Exterior ¿Tiene la documentacion necesaria?
Hay muchas empresas que no saben cómo integrar sus expedientes de operaciones de Comercio Exterior y cuando más los necesitan, es decir, cuando la autoridad nos toca la puerta, muchas veces presentan documentación que no cumple con lo que dispone la ley en la materia, haciéndose acreedores a sanciones económica.
Es por ello que en esta ocasión les indicaremos cómo evitar los inconvenientes y principalmente, multas y sanciones por no contar con nuestra documentación completa.
Paso 1: Ubicar la documentación. Las empresas tienden a tener dispersos los documentos en diversos áreas (compras, contabilidad, importaciones, almacén, logística) y para ello es conveniente concentrarlos en uno sólo departamento y expediente, el resto de los departamentos podrán contar con copias. Así mismo, es importante entregar al Agente Aduanal la Carta de Encomienda e instrucciones del embarque, solicitándole de regreso la Manifestación de Valor en Aduana y la Hoja de Cálculo correspondiente.
Paso 2: Integración de expedientes.
Es importante separar dos clases de expedientes, el fiscal de la empresa y los operativos por cada despacho, con el siguiente desglose:
FISCAL
- Corporativa: Acta constitutiva de la empresa y poder notarial del representante legal para realizar actos de administración.
- Padrón de Importadores (general y en su caso de sectores específicos), reactivaciones o modificaciones a los mismos.
- Agente Aduanal: Contrato de prestación de servicios, Alta del encargo conferido y en su caso, revocaciones a esos encargos.
- Fiscales: Certificado de Firma Electrónica Avanzada (Fiel) y sus renovaciones, altas y modificaciones al Registro Federal de Contribuyentes (RFC), cambios de domicilios fiscales o establecimientos y declaraciones de impuestos federales.
- Operativas: Claves de acceso y del Web Service de la Ventanilla Única (VUCEM)
OPERATIVO POR CADA DESPACHO.
Nos guiaremos con la documentación que contempla el artículo 36, fracción I de la Ley Aduanera, para quedar como sigue:
- Despacho aduanero: Pedimento(s); factura, carta de instrucción de operaciones con acuse de recibido, permisos y autorizaciones que acrediten el cumplimiento de regulaciones y restricciones no arancelarias, Manifestación de Valor, documento de transporte revalidado (conocimiento de embarque, guía aérea), certificado de peso o volumen, certificado de origen, comprobantes de los gastos incrementables, licencias en materia de propiedad industrial, carta que contenga el número de identificación fiscal del proveedor extranjero (Tax ID), consultas de clasificación arancelaria de bienes de difícil identificación con su dictamen técnico de laboratorio y demás información que permita la identificación, análisis y control.
- Programas de Fomento: Solicitudes de autorización de algún programa (IMMEX, Prosec, Altex, Regla Octava o Ecex), de resoluciones de autorización y modificaciones a los mismos, reportes anuales de operaciones de Comercio Exterior, avisos de destrucción cuando se trate de desperdicios y actas de donación.
- -Respecto de procedimientos que hubiera iniciado la autoridad en el marco de sus facultades de comprobación (Procedimientos Administrativos en Materia Aduanera –PAMA) y de omisión de contribuciones –PACO).
Paso 3: Revisar, Corregir y solicitar faltantes.
Revisar por operación los documentos presentados ante la aduana, el pago de contribuciones al Comercio Exterior y demás impuestos pagados; fechas de pago, importación o elaboración del pedimento; conciliar con lo registrado en otros departamentos. Con ello, se permitirá detectar contribuciones omitidas, pagos en exceso, pérdida de documentos, o bien documentación con información incorrecta o falsa. Este es un punto donde sabremos si es necesario generar algunas rectificaciones o correcciones necesarias para nuestra operación.
Como auditores, recomendamos tomar en cuenta que la auto revisión aleatoria, debe ser una práctica común dentro de las empresas con varios objetivos como, preparar su declaración anual, reportes anuales para empresas con programa autorizado, así como atender y corregir a tiempo cualquier contingencia antes de que la autoridad ejerza sus facultades.
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