Los Libros de las Sociedades Mercantiles
Las sociedades mercantiles están obligadas a llevar diversos libros tanto por disposiciones del código fiscal federal y su reglamento como por la ley general de sociedades mercantiles, los libros son:
- Libros diario y mayor
- Libro de socios o accionistas
- Libro de aumentos y reducción de capital
- Libro de Actas
CODIGO FISCAL DE LA FEDERACION.
Artículo 27.
…….
Asimismo, deberán solicitar su inscripción en el registro federal de contribuyentes y su certificado de firma electrónica avanzada, así como presentar los avisos que señale el Reglamento de este Código, los socios y accionistas de las personas morales a que se refiere el párrafo anterior, salvo los miembros de las personas morales con fines no lucrativos a que se refiere el Título III de la Ley del Impuesto sobre la Renta, así como las personas que hubiesen adquirido sus acciones a través de mercados reconocidos o de amplia bursatilidad y dichas acciones se consideren colocadas entre el gran público inversionista, siempre que, en este último supuesto, el socio o accionista no hubiere solicitado su registro en el libro de socios y accionistas.
Las personas morales cuyos socios o accionistas deban inscribirse conforme al párrafo anterior, anotarán en el libro de socios y accionistas la clave del registro federal de contribuyentes de cada socio y accionista y, en cada acta de asamblea, la clave de los socios o accionistas que concurran a la misma. Para ello, la persona moral se cerciorará de que el registro proporcionado por el socio o accionista concuerde con el que aparece en la cédula respectiva.
REGLAMENTO DEL CODIGO FISCAL DE LA FEDERACION.
ARTÍCULO 28.- Los contribuyentes que adopten el sistema de registro manual, deberán llevar sus libros diario, mayor y los que estén obligados a llevar por otras disposiciones fiscales, debidamente encuadernados, empastados y foliados.
Cuando el contribuyente adopte los sistemas de registro mecánico o electrónico, las fojas que se destinen a formar los libros diario y/o mayor, podrán encuadernarse empastarse y foliarse consecutivamente, dicha encuadernación podrá hacerse dentro de los tres meses siguientes al cierre de ejercicio, debiendo contener dichos libros el nombre, domicilio fiscal y clave del registro federal de contribuyentes. Los contribuyentes podrán optar por grabar dicha información en discos ópticos o en cualquier otro medio que autorice la Secretaría mediante reglas de carácter general.
ARTÍCULO 29.- En el libro diario, el contribuyente deberá anotar en forma descriptiva todas sus operaciones, actos o actividades siguiendo el orden cronológico en que éstos se efectúen, indicando el movimiento de carga o crédito que a cada una corresponda.
En el libro mayor deberán anotarse los nombres de las cuentas de la contabilidad, su saldo al final del período de registro inmediato anterior, el total del movimiento de cargo o crédito a cada cuenta en el período y su saldo final.
Podrán llevarse libros diarios y mayores, particulares, por establecimientos o dependencias, tipos de actividad o cualquier otra clasificación, pero en todos los casos deberá existir el libro diario y el mayor General en que se concentren todas las operaciones del contribuyente.
LEY GENERAL DE SOCIEDADES MERCANTILES.
SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA.
Artículo 73.- La sociedad llevará un libro especial de los socios, en el cual se inscribirá el nombre y el domicilio de cada uno, con indicación de sus aportaciones, y la transmisión de las partes sociales. Esta no surtirá efectos respecto de terceros sino después de la inscripción.
SOCIEDAD ANONIMA.
Artículo 194.- Las actas de las Asambleas Generales de Accionistas se asentarán en el libro respectivo y deberán ser firmadas por el Presidente y por el Secretario de la Asamblea, así como por los Comisarios que concurran. Se agregarán a las actas los documentos que justifiquen que las convocatorias se hicieron en los términos que esta Ley establece.
Artículo 219.- Todo aumento o disminución del capital social deberá inscribirse en un libro de registro que al efecto llevará la sociedad.
Los libros sociales, forman parte de la contabilidad del contribuyente según lo dispone el artículo 28 del reglamento del código fiscal tributario.
Artículo 28.- Las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales estén obligadas a llevar contabilidad, deberán observar las siguientes reglas:
Quedan incluidos en la contabilidad los registros y cuentas especiales a que obliguen las disposiciones fiscales, los que lleven los contribuyentes aun cuando no sean obligatorios y los libros y registros sociales a que obliguen otras leyes.
En los casos en los que las demás disposiciones de este Código hagan referencia a la contabilidad, se entenderá que la misma se integra por los sistemas y registros contables a que se refiere la fracción I de este artículo, por los papeles de trabajo, registros, cuentas especiales, libros y registros sociales señalados en el párrafo precedente, por los equipos y sistemas electrónicos de registro fiscal y sus registros, por las máquinas registradoras de comprobación fiscal y sus registros, cuando se esté obligado a llevar dichas máquinas, así como por la documentación comprobatoria de los asientos respectivos y los comprobantes de haber cumplido con las disposiciones fiscales.
Durante una auditoria, las autoridades fiscales como el SAT, el IMSS y el INFONAVIT, solicitan la exhibición de la contabilidad, por lo cual deben exhibirse también los libros sociales, de lo contrario se incurre en infracciones sujetas a multas según lo establecido en el Código Fiscal de la Federación.
Artículo 79.- Son infracciones relacionadas con el registro federal de contribuyentes las siguientes:
VII. No asentar o asentar incorrectamente en las actas de asamblea o libros de socios o accionistas, el registro federal de contribuyentes de cada socio o accionista, a que se refiere el tercer párrafo del artículo 27 de este Código.
Artículo 83.- Son infracciones relacionadas con la obligación de llevar contabilidad, siempre que sean descubiertas en el ejercicio de las facultades de comprobación, las siguientes:
I. No llevar contabilidad.
II. No llevar algún libro o registro especial a que obliguen las leyes fiscales;
VI. No conservar la contabilidad a disposición de las autoridades por el plazo que establezcan las disposiciones fiscales.
La multa puede ser desde 230.00 y hasta 8,530.00 dependiendo del caso. Aunado a lo anterior, los asientos o registros en los libros sociales tienen efectos frente a los socios, terceros así como repercusiones de carácter fiscal.
Por lo que es recomendable que se tengan los libros sociales y se actualicen con las actas e información correspondiente a cada uno.
Las dos tesis siguientes ilustran la importancia de los libros sociales:
No. Registro: 51,905
Aislada
Época: Sexta
Instancia: Sala Regional Noroeste III
Fuente: R.T.F.J.F.A. Sexta Época. Año II. No. 23. Noviembre 2009.
Tesis: VI-TASR-XXXI-41
Página: 246
REGLAMENTO DEL CÓDIGO FISCAL DE LA FEDERACIÓN.
DOCUMENTACIÓN CONTABLE DESTRUIDA POR CASO FORTUITO. EL CONTRIBUYENTE ESTÁ OBLIGADO A ASENTARLA EN NUEVOS LIBROS.-De conformidad con lo dispuesto en el artículo 33 del Reglamento del Código Fiscal, cuando los libros contables, registros o folios se destruyan o inutilicen totalmente, por caso fortuito o de fuerza mayor, el contribuyente deberá asentar en nuevos libros o en los registros de contabilidad de que se trate, los asientos relativos al ejercicio destruido y de no hacerlo puede ser sujeto de las sanciones previstas en el artículo 83 fracciones I, II, IV y VI, del Código Fiscal de la Federación, porque no lo liberan de la obligación de reponer la contabilidad. (8)
Juicio Contencioso Administrativo Núm. 2429/08-03-01-4.- Resuelto por la Sala Regional del Noroeste III del Tribunal Federal de Justicia Fiscal y Administrativa, el 6 de abril de 2009, por unanimidad de votos.- Magistrado Instructor: Miguel Aguilar García. Secretario: Lic. Hugo Arturo Gamboa de la Cruz.
No. Registro: 39,659
Aislada
Época: Quinta
Instancia: Segunda Sala Regional Hidalgo – México
Fuente: R.T.F.J.F.A. Quinta Época. Año V. No. 51. Marzo 2005.
Tesis: V-TASR-XII-II-1512
Página: 184
CÓDIGO FISCAL DE LA FEDERACIÓN
AUMENTO DE CAPITAL SOCIAL REGISTRADO EN EL LIBRO DE ACTAS DE UNA EMPRESA, ES PRUEBA IDÓNEA PARA DESVIRTUAR LA PRESUNCIÓN DE INGRESOS A QUE ALUDE EL ARTÍCULO 59, FRACCIÓN III DEL CÓDIGO FISCAL DE LA FEDERACIÓN.-Es de explorado derecho que las autoridades fiscalizadoras están facultadas para determinar que los depósitos en la cuenta bancaria de un contribuyente que no se encuentren registrados en su contabilidad constituyen un ingreso gravable, de conformidad con la fracción III del artículo 59 del Código Fiscal de la Federación; sin embargo, cuando el gobernado aporta como prueba al juicio contencioso administrativo el libro de actas en donde consta el aumento de su capital social y éste tiene como propósito acreditar el origen de diversos depósitos bancarios, debe tenerse por desvirtuada esta presunción legal porque dichos libros constituyen parte de la contabilidad del contribuyente en los términos del artículo 28, fracción III del Código Fiscal de la Federación en relación con el diverso 34 del Código de Comercio, de tal manera que las cantidades debidamente registradas por este concepto no son gravables para efectos del impuesto sobre la renta, ni del impuesto al valor agregado, en razón de que no se da ninguno de los hechos generadores de estas contribuciones, ya que dichos ingresos tienen como origen la aportación de los socios de la empresa, para quienes constituye un derecho inalienable realizar los acuerdos que estimen pertinentes para el debido funcionamiento de la misma, por lo que si bien el aumento de capital efectivamente es un ingreso que impacta la economía de la empresa y le permite tener liquidez, éste se aparta de la naturaleza de las contribuciones y, en consecuencia, durante el procedimiento de fiscalización la autoridad no puede con base en los mismos determinar un crédito fiscal y, por el contrario, se encuentra obligada a valorar el impacto fiscal que dicha operación tuvo para con base en ello determinar la real situación del contribuyente. (9)
Juicio No. 4012/03-11-02-6.- Resuelto por la Segunda Sala Regional Hidalgo México del Tribunal Federal de Justicia Fiscal y Administrativa, el 30 de junio de 2004, por unanimidad de votos.- Magistrado Instructor: Avelino Carmelo Toscano Toscano.- Secretario: Lic. Tulio Antonio Salanueva Brito.
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